Impôts 2024 : calculer les frais réels à déduire pour votre déclaration d'impôts

Les frais réels sont les dépenses liées à l’exercice de l’activité professionnelle (alimentation et transport principalement). À ce titre, ils peuvent en grande partie être déduits des revenus du travail. Leur déduction constitue un des moyens efficaces pour réduire ses impôts sans investir. Les frais réels recoupent toutefois de nombreuses acceptions et configurations particulières si bien qu’il est parfois difficile de faire le tri entre ce qu’il est possible de déduire ou non.

Quels sont les frais réels effectivement déductibles des revenus ? Comment réaliser sa déclaration pour optimiser son imposition ? Quel est l’impact du télétravail sur ces possibilités de déduction ? Découvrez comment déduire les frais réels de ses impôts en 2024.

Quels sont les frais réels déductibles de ses impôts en 2024 ?

Les frais réels déductibles d’impôts sont ceux relatifs principalement au transport et aux repas pris dans le cadre du travail. En tant que dépenses incompressibles liées à l’activité professionnelle, l’administration fiscale permet en effet de les intégrer à sa déclaration de revenus et de charges afin qu’elles viennent diminuer la base imposable du salarié.

Les frais de transport

Les frais de transport déductibles comprennent :

• Les déplacements quotidiens du domicile au lieu de travail dans la limite de 40 kilomètres par trajet par jour travaillé (soit 80 kilomètres au total). Au-delà de cette distance, les kilomètres supplémentaires peuvent être déduits s’ils sont justifiés par une situation familiale ou professionnelle particulière.
• Les frais d’utilisation du véhicule (auto ou moto) dans un cadre professionnel. Le montant de déduction est fixé soit selon la part effectivement supportée dans le cadre de l’usage professionnel du véhicule soit selon des barèmes tenant compte de la puissance du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus. Ces barèmes prennent également en considération d’autres frais induits sous-jacents. On peut citer par exemple : 
• la dépréciation du véhicule ;
• les dépenses engagées pour l’achat de matériel de protection (casques, genouillères) ;
• les frais d’entretien et de réparation du véhicule ;
• les remplacements de pneumatiques ;
• les frais de carburant ;
• les primes d’assurance.

À noter que les frais de péage et de stationnement sont également déductibles mais hors barème sur la base des montants effectivement supportés et pouvant être justifiés par des factures.

Les frais de repas 

Si les frais de repas constituent normalement des dépenses personnelles non-déductibles, les repas pris à l’extérieur du fait de l’éloignement du domicile ou d’horaires de travail trop rapprochés peuvent être déduits des revenus. Si le salarié dispose de tickets-restaurants, il doit retirer du montant de la déduction la part du repas prise en charge par l’employeur.

Le montant de déduction à inscrire varie selon que le salarié dispose d’un lieu de restauration mis à disposition par l’entreprise ou non. Si tel est le cas, il peut déduire la part de dépenses supérieure au montant moyen retenu par l’administration fiscale pour la valeur d’un repas (4,95 euros). Pour un repas à 8,50 € par exemple, la part déductible est donc de 3,55 euros. S’il fait le choix de ne pas utiliser la cantine, les frais de repas ne sont alors pas déductibles.

S’il ne dispose pas de lieu de restauration, ce sont les factures qui font foi et sur le même principe, les montants supérieurs à 4,95 euros sont alors déductibles.

Frais réels ou abattement de 10 % : lequel est le plus avantageux ? 

La législation prévoit la possibilité pour un contribuable de déduire ses frais professionnels au réel ou d’opter pour un abattement forfaitaire automatique de 10 %. Alors quelle solution est la plus avantageuse pour le salarié ? La réponse semble aller de soi : cela dépend évidemment du montant des frais professionnels supportés sur l’année. Plusieurs critères sont à prendre en compte pour faire le meilleur choix et notamment :

• La distance entre son domicile et son lieu de travail : plus le salarié est éloigné de son lieu de travail et plus il a intérêt à opter pour la déduction au réel notamment avec la flambée récente du prix des carburants.
• La possibilité ou non pour le salarié de déjeuner à son domicile ou de bénéficier d’une cantine d’entreprise.
• Le type de profession dont certaines peuvent contraindre le salarié à supporter de nombreux frais professionnels (commerciaux, postes d’encadrement, professions libérales etc.) avec pour conséquences notamment d’importants frais de déplacement (frais kilométriques, usure du véhicule, frais de stationnement), de restauration (déjeuners d’affaires) ou d’achat de vêtements professionnels.
• La perspective d’évolution dans son domaine professionnel avec le suivi de formations et l’obtention de qualifications parfois onéreuses dont le montant peut parfois être déduit.
• La faculté pour le salarié de conserver et d’archiver pendant trois années toutes les factures justificatives des frais professionnels déclarés pour la déduction.
• L’importance des salaires déclarés : plus le salaire déclaré est élevé, plus l’abattement forfaitaire de 10 % est mathématiquement intéressant pour le contribuable. À titre d’exemple, pour 80 000 euros de salaires déclarés, l’abattement s’élève à 8 000 euros, ce qui constitue, sauf exception, un montant la plupart du temps supérieur aux frais professionnels effectivement supportés sur une année.

Le choix d’opter pour la déduction des frais professionnels au réel est souvent réalisé par les salariés aux revenus les plus modestes et notamment par ceux effectuant des trajets réguliers pour se rendre sur leur lieu de travail. À noter toutefois que l’option de la déduction de frais réels fait perdre le bénéfice du crédit d’impôt de 66 % prévu pour le remboursement des cotisations syndicales. Celles-ci doivent alors être incluses aux autres frais professionnels déductibles. Pour bénéficier du crédit d’impôt, le montant de ces cotisations doit être inscrit dans la case 7AC de la déclaration annexe 2042 RICI en page 1.

Comment déduire les frais kilométriques ?

Pour réduire sa base imposable à travers les frais professionnels, le meilleur moyen reste la plupart du temps de déduire les frais kilométriques du montant de ses revenus. Voyons comment fonctionne le calcul des frais de déplacement pour la déduction.

Calculer les frais kilométriques

Le calcul des frais kilométriques peut être effectué de deux façons différentes :

• Sur un mode forfaitaire : le montant de la déduction se base alors sur un barème forfaitaire établi chaque année par l’administration fiscale pour les voitures, les motocyclettes et les cyclomoteurs. Celui-ci est indexé sur la puissance administrative du véhicule utilisé (nombre de chevaux fiscaux) ainsi que sur la distance parcourue à l’année. Ce barème pondéré tient compte de l’ensemble des frais inhérents à l’usage professionnel du véhicule (dépréciation, carburant, entretien du véhicule, assurance etc.).

• Sur un mode de déduction réelle : le montant de la déduction est alors plus fastidieux à réaliser puisque le salarié doit tenir compte et pondérer lui-même les divers frais du véhicule (amortissement du véhicule, frais d’entretien et de réparation, frais de carburant, primes d’assurance, frais de stationnement etc.). La difficulté est alors de séparer l’usage personnel de l’usage professionnel. Il peut également intégrer les intérêts d’emprunt du véhicule ou les frais de péage. Les dépenses doivent alors pouvoir être justifiées par des factures en cas de contrôle par le fisc. Celles-ci doivent être conservées pendant au moins trois années.

Quel est le barème kilométrique en 2024 ?

Trois barèmes distincts existent pour la déclaration des frais kilométriques déductibles :

• le barème pour les voitures ;
• le barème pour les deux-roues qui est lui-même subdivisé en deux catégories : les motocyclettes (cylindrée supérieure à 50 m3) et les cyclomoteurs (cylindrée inférieure ou égale à 50 m3).

Les barèmes des voitures et des motocyclettes tiennent compte de la puissance du véhicule (nombre de chevaux fiscaux) ainsi que du nombre de kilomètres parcouru dans l’année (par tranches). Le barème des cyclomoteurs pour sa part ne tient compte que de la distance parcourue dans l’année. Tous ces barèmes intègrent néanmoins une pondération incluant les frais incluant les divers frais relatifs à l’utilisation du véhicule dans un cadre professionnel.

Tableau relatif aux frais kilométriques pour les voitures en 2024

Puissance administrative en chevaux fiscaux (CV)	Distance parcourue (d) jusqu’à 5 000 kilomètres	Distance parcourue (d) de 5 001 à 20 000 kilomètres	Distance parcourue (d) au-delà de 20 000 kilomètres
3 CV et moins	d x 0,529	(d x 0,316) + 1 065 €	d x 0,370
4 CV	d x 0,606	(d x 0,340) + 1 330 €	d x 0,407
5 CV	d x 0,636	(d x 0,357) + 1 395 €	d x 0,427
6 CV	d x 0,665	(d x 0,374) + 1 457 €	d x 0,447
7 CV et plus	d x 0,697	(d x 0,394) + 1 515 €	d x 0,470

Barème relatif aux frais kilométriques pour les motocyclettes (plus de 50 cm3) en 2024

Puissance administrative en chevaux fiscaux (CV)	Distance parcourue (d) jusqu’à 3 000 kilomètres	Distance parcourue (d) de 3 001 à 6 000 kilomètres	Distance parcourue (d) au-delà de 6 000 kilomètres
1 ou 2 CV	d x 0,395	(d x 0,094) + 891 €	d x 0,248
de 3 à 5 CV	d x 0,468	(d x 0,082) + 1 158 €	d x 0,275
5 CV et plus	d x 0,606	(d x 0,079) + 1 583 €	d x 0,343

Barème relatif aux frais kilométriques pour les cyclomoteurs (50 cm3 et moins) en 2024

Distance parcourue (d) jusqu’à 3 000 kilomètres	Distance parcourue (d) de 3 001 à 6 000 kilomètres	Distance parcourue (d) au-delà de 6 000 kilomètres
d x 0,315	(d x 0,079) + 711 €	d x 0,198

Le mode de calcul forfaitaire par l’intermédiaire des différents barèmes n’exclut pas pour autant l’obligation pour le salarié de conserver l’ensemble des justificatifs relatifs à ses frais kilométriques.

À noter que depuis 2021, dans le cadre du développement d’une fiscalité verte, les montants de déduction sur les frais de déplacement peuvent être majorés de 20 % pour l’utilisation d’un véhicule électrique (voiture, moto ou scooter électrique).

Comment calculer les frais de repas ?

La déduction des frais de repas dans le cadre des dépenses professionnelles s'applique principalement aux repas pris hors du domicile, à l'exception de certains cas particuliers. En effet, les coûts associés aux repas consommés chez soi ne sont généralement pas déductibles, à moins de circonstances exceptionnelles.

Pour les repas pris en dehors de la maison, la possibilité de déduction est soumise à des conditions spécifiques et le montant déductible est encadré par des règles précises. Ce montant varie en fonction de l'endroit où le salarié prend son déjeuner.

Dans le scénario où l'entreprise fournit un espace de restauration collective tel qu'une cantine, le salarié peut prétendre à la déduction d'une fraction du coût de ses repas. Cependant, cette déduction ne couvre pas la partie considérée équivalente à un repas standard à la maison, laquelle est estimée en moyenne à 5,20 euros par l'administration fiscale.

Par conséquent, la déclaration des frais de repas déductibles doit se limiter à la somme qui dépasse ce seuil de 5,20 euros. Si le coût moyen des repas consommés à la cantine n'excède pas le montant calculé en multipliant la valeur d'un repas à domicile par le nombre de jours ouvrés (X jours * 5,20 €), le salarié ne pourra prétendre à aucune déduction.

Pour les employés qui n'ont pas accès à une cantine dans leur entreprise et qui doivent manger à l'extérieur (en raison de l'éloignement de leur domicile ou de contraintes horaires), le processus de déduction est similaire. Les montants des repas extérieurs, diminués de la valeur du repas à domicile fixée par l'administration fiscale, doivent être déclarés. Il est nécessaire de conserver l'ensemble des preuves de ces dépenses. De plus, si l'employé bénéficie de tickets-restaurant, il se doit d'ôter la contribution de l'employeur de la somme déduite.

Enfin, si un salarié opte pour des repas extérieurs alors qu'une cantine est disponible dans son entreprise, il n'est pas autorisé à déduire la différence de coût par rapport à la valeur d'un repas consommé à domicile.

Frais réels et télétravail : comment calculer les frais ?

La généralisation du télétravail déjà amorcée depuis quelques années, a connu son apogée à la faveur de la crise sanitaire. Elle constitue ainsi un point de bascule avec des répercussions également sur les frais professionnels déductibles.

Cette situation a eu différents impacts en termes d’organisation avec les conséquences financières et fiscales qui en résultent. Les pouvoirs publics ont ainsi dû légiférer sur cette situation inédite mais appelée à s’installer durablement.

En premier lieu, le travail à domicile a nécessité des dépenses matérielles pour les salariés afin de s’équiper pour travailler à domicile dans des conditions convenables. Il a également occasionné des frais personnels supplémentaires (électricité, téléphone, cartouches d’encre, forfait internet, chauffage etc.).

Ces frais supplémentaires ont donc bien souvent justifié le versement par les entreprises d’une somme d’argent complémentaire au salaire versée sous forme d’indemnités, de remboursements forfaitaires ou encore de remboursement effectif de frais réels. Le gouvernement a donc mis en place l'exonération d’impôts sur le montant de ces indemnités de télétravail à hauteur de 580 euros par an.

Plusieurs cas de figure sont néanmoins à distinguer :

• Si des frais ont été engagés pour le télétravail et que vous n’avez pas perçu d’indemnité compensatrice de l’employeur, il faut encore distinguer deux situations :
• Si vous avez opté pour la déduction forfaitaire, un abattement forfaitaire de 10 % est appliqué sur les traitements et salaires ;
• Si vous avez opté pour la déduction de frais réels, les frais engagés pour le télétravail sont déductibles à hauteur de 2,50 euros par jour de télétravail soit 55 euros déductibles chaque mois dans la limite de 580 euros par an. La déduction des matériels achetés au réel est également possible si elle est préférentielle pour le salarié.
• Si des frais ont été engagés pour le télétravail mais que vous avez obtenu une indemnité compensatrice de l’employeur, il faut là encore distinguer les deux situations : 
• Si vous avez opté pour la déduction forfaitaire, les indemnités perçues pour les frais de télétravail sont exonérées d’impôts et ne doivent pas être déclarées. L’abattement forfaitaire de 10 % est uniquement calculé sur les traitements et salaires.
• Si vous avez opté pour la déduction de frais réels, l’allocation versée par l’employeur n’est également pas imposable et n’a pas besoin d’être déclarée. Les frais de télétravail engagés ne peuvent en revanche être déduits des revenus. Seuls les autres frais professionnels “classiques” sont alors déductibles.
  Il existe néanmoins une possibilité de déduction des frais de télétravail lorsque leur montant est supérieur à l’indemnité perçue de la part de l’employeur. Le plafond de déduction est alors identique à celui déjà énuméré précédemment (2,5 euros par jour, 55 euros par mois et 580 euros sur l’année).

Tableau récapitulatif pour la déduction des frais de télétravail

Type de déduction	Frais engagés pour le télétravail avec perception d’une indemnité compensatrice	Frais engagés pour le télétravail sans indemnité compensatrice
Déduction forfaitaire	Indemnité exonérée d’impôt sur le revenu. Abattement forfaitaire de 10 % sur les traitements et salaires.	Abattement forfaitaire de 10 % sur les traitements et salaires
Déduction des frais réels	Indemnité exonérée d’impôt sur le revenu. Frais de télétravail non-déductibles sauf s’ils sont supérieurs à l’indemnité perçue de l’employeur. Plafond de déduction de 580 euros par an (2,50 euros par jour télétravaillé et 55 euros par mois).	Frais de télétravail déductibles à hauteur de 2,50 euros par jour, 55 euros par mois et 580 euros par an. Possibilité d’effectuer une déduction au réel du matériel acheté si celle-ci est plus avantageuse pour le salarié.

Comment déclarer les frais réels sur sa déclaration d’impôts 2024 ?

Les frais professionnels déductibles doivent être reportés sur la déclaration de revenus (formulaire 2042) lorsque le salarié opte pour un mode de déduction pour leur montant réel.

Quel est le plafond maximum des frais réels ?

Le plafond des frais réels déductibles est fixé pour 2024 à 14 171 euros par an pour un salarié choisissant l’option de la déduction forfaitaire. Il existe également un montant minimum de déduction équivalent à 495 euros par an à condition que la rémunération déclarée ne soit pas inférieure à cette somme. Si les frais à déduire dépassent ces montants, la déclaration au réel permet alors de les déduire intégralement.

Comment calculer le nombre de jours travaillés pour les frais réels ? 

Le nombre de jours travaillés à reporter pour les frais réels se calcule en retranchant du nombre total de jours de l’année l’ensemble des jours non effectivement travaillés. On comptabilise alors seulement les jours ouvrés. Il convient donc de retrancher :

• les jours chômés : le week-end pour la plupart des gens. Il peut également s’agir du dimanche et du lundi ou toute autre combinaison selon les professions. Ils représentent théoriquement 2 jours par semaine soit 104 jours sur l’année (52 semaines x 2). 
• les jours fériés : ils sont au nombre de 11 dans l’année si on comptabilise le lundi de Pentecôte pour lequel le libre choix est laissé aux entreprises. Si certains jours fériés tombent un week-end, le nombre de jours à retrancher est alors diminué.
• les jours de congés payés du salarié : 2,5 jours ouvrables par mois au minimum soit 30 jours ouvrables (5 semaines) ce qui correspond à 2,08 jours ouvrés par mois ou 25 jours ouvrés par an.
  Ceux-ci peuvent être plus nombreux selon les différentes politiques d’entreprise en la matière. S’ils ne sont pas tous utilisés, les jours placés sur le compte épargne temps doivent également être déduits.
• les jours de RTT selon le nombre d’heures travaillées dans l’année.

Le nombre de jours travaillés se calcule donc théoriquement de la façon suivante pour un cas générique : 

Nombre de jours de l’année - nombre de jours chômés - nombre de jours de congés payés - nombre de jours de RTT

Soit théoriquement 365 (ou 366 les années bisextiles) - 104 - 11 - 25 - le nombre de jours de RTT spécifique à chaque cas.

Pour 2024 pour un salarié qui dispose de 12 jours de RTT, le calcul est par exemple le suivant :

365 - 104 - 12 (4 jours fériés tombent un samedi ou un dimanche) - 25 - 12 = 212 jours.

Ces 212 jours sont alors à multiplier par la distance effectuée chaque jour au titre des frais kilométriques. Pour un salarié effectuant des trajets de 40 kilomètres aller et 40 kilomètres retour entre son domicile et son lieu de travail, le nombre de kilomètres à déduire est donc le suivant : 

212 x (40 + 40) = 16 960 kilomètres

Si le contribuable en question utilise une voiture de 5 CV pour ses déplacements, le montant de la déduction est alors calculé de la façon suivante : 

(16 960 x 0,339) + 1 357 € = 7 106,44 €

Quelle case pour déclarer les frais réels ?

Les frais réels sont à déclarer au niveau des cases 1AK à 1DK au niveau de la partie “Traitements et salaires”. L’ensemble des frais doivent être mentionnés sur papier libre ou sur une note explicative pour pouvoir les présenter à l’administration fiscale en cas de contrôle.
Les remboursements pour frais professionnels de l’employeur doivent être mentionnés dans les cases 1AJ à 1DJ.
Tous les justificatifs et factures doivent être conservés pendant au moins 3 ans. 

Quels autres frais sont déductibles des impôts en 2024 ?

Au-delà des frais de transport et de repas qui constituent les principales sources de déduction, d’autres charges plus spécifiques peuvent également entrer dans le cadre des frais professionnels réduisant la base imposable. 

Les frais de documentation et de mise à jour des connaissances professionnelles 

Les dépenses engagées par un contribuable afin de se perfectionner dans son domaine de compétences et améliorer ses connaissances pour évoluer professionnellement sont déductibles d’impôts. Il peut s’agir d’une formation, d’un stage, de l’obtention d’un diplôme ou d’une qualification ou encore de l’abonnement à des revues périodiques professionnelles.

Les dépenses de matériels, mobiliers ou fournitures de bureau

Il peut s’agir d’outillages ou de matériels électroniques nécessaires à l’activité professionnelle tels que des téléphones, des ordinateurs ou des imprimantes. Pour être déductible, la valeur du bien ne doit pas dépasser 500 euros hors taxe.

Les dépenses vestimentaires

Certains vêtements indispensables à l’activité professionnelle sont déductibles d’impôts à condition d’être expressément justifiés par les factures se rapportant à l’achat. Il s’agit notamment des tenues pour les travaux salissants, des bleus de travail, des tenues de magistrat ou de maître d'hôtels. En plus du prix d’achat, les frais d’entretien et de blanchisserie sont également éligibles. 

Les frais divers

D’autres dépenses moins usuelles peuvent également entrer dans le cadre d’une déduction en tant que frais professionnels. Il peut s’agir notamment des :

• cotisations syndicales ;
• intérêts d’emprunt pour devenir actionnaire au sein de la société dans laquelle travaille le salarié ;
• primes d’assurance de responsabilité professionnelle ; 
• amortissements des professions artistiques ;
• loyers de locaux nécessaires à l’activité professionnelle et non mis à disposition par l’entreprise (studio, laboratoire, espace de co-working etc.).