Quels documents fournir pour une vente en copropriété ?

Lors de la cession d’un logement en copropriété, le vendeur doit présenter à l’acquéreur plusieurs documents spécifiques à la copropriété. Et ce, en plus des pièces indispensables à toute transaction immobilière demandées par le notaire qui portent sur sa situation personnelle en tant que particulier (copie de la carte d’identité, du contrat de mariage…) ou en tant que société (extrait K bis…) et sur le lot en vente (DDT (Dossier de diagnostic technique), taxe foncière…).

Les documents relatifs à la copropriété concernent l’organisation et la situation financière de l’immeuble.

1.Les documents sur l’état de l’immeuble et de ses parties communes

Le vendeur doit notamment remettre :

• le carnet d’entretien de l’immeuble qui détaille les prestations de maintenance et les travaux réalisés. Il répertorie aussi les contrats en cours et il est établi et mis à jour par le syndic de copropriété ;
• les conclusions du diagnostic technique global (DTG) qui présentent l’état de l’immeuble et les travaux à effectuer.

2.La fiche synthétique de la copropriété

Ce document reprend toutes les données financières et techniques inhérentes à la copropriété, notamment :

• l’identification de la copropriété et du syndic (numéro d’immatriculation de la copropriété, nom et l’adresse du syndic…) ;
• les caractéristiques techniques de la copropriété (nombre de lots, période de construction…) ;
• les équipements de la copropriété (type de chauffage, ascenseurs…) ;
• les données financières de la copropriété (premier exercice comptable ou exercice comptable clos).

La fiche synthétique est réactualisée tous les ans. Le vendeur doit fournir la dernière version en date.

Il est tenu aussi de livrer :

• le règlement de la copropriété ;
• l’état descriptif de division et les actes le modifiant s’ils ont été publiés ;
• les procès-verbaux des assemblées générales de la copropriété des trois dernières années.

3.Le bilan des charges de copropriété

Ce document, aussi appelé “état daté”, recense les charges de la copropriété inscrites au budget prévisionnel au titre des deux derniers exercices comptables. À savoir : les charges courantes (eau, électricité…) et les charges hors budget comme les travaux.

L’état daté comprend en plus trois parties :

• les sommes restant dues par le vendeur au syndic, si elles existent ;
• les sommes éventuellement dues au copropriétaire vendeur par le syndicat ;
• les charges impayées au sein de la copropriété ;
• les sommes dues par le syndic à des fournisseurs ou à des prestataires.

4.La notice d’information sur les droits et obligations des copropriétaires

Selon l’article L721-2 du code de la construction et de l’habitat s’appliquant à la vente d’un lot soumis au statut de la copropriété, le vendeur doit remettre enfin une notice d’information relative aux droits et obligations des copropriétaires, ainsi qu’au fonctionnement des instances des syndicats de copropriété.

Quand faut-il présenter les documents ?

Le vendeur d’un bien en copropriété doit présenter l’ensemble de ces documents au plus tard à la date de signature de la promesse de vente (ou lors de la signature de l’acte authentique en cas d’absence de compromis de vente).

Cependant certaines pièces, comme l’état daté par exemple, doivent parvenir au notaire avant la signature de l’avant-contrat afin de faciliter la rédaction de la promesse de vente ou de l’acte authentique.